Vertex Systems Oy:n rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 17.5.2018

1. Rekisterin pitäjä
Vertex Systems Oy (Y-tunnus 0289214-5) Vaajakatu 9, 33720 Tampere puh. 03-313411

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Reijo Havonen,  reijo.havonen (at) vertex.fi

3. Rekisterin nimi
Vertex Systems Oy:n rekrytointirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekrytointirekisterissä käsitellään ja säilytetään Vertex Systems Oy:n vastaanottamia työpaikkahakemuksia liitteineen.


5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää hakijan:

  • hakijan perustiedot (etu- ja sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus)
  • yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite
  • työhakemus ja CV sekä valokuva
  • koulutus- ja työkokemustiedot, opintorekisteriotteet, portfoliot
  • hakijan vapaamuotoisesti antamat tiedot (haastattelu, testaus)
  • suosittelijan nimi ja yhteystiedot
  • rekrytointiyritykseltä saadut tiedot


6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietojen tietolähteenä on työnhakijan itsensä antamat tiedot työnhakua varten tai suosittelijan antamat tiedot Vertex Systems Oy:lle tai rekrytoinnin yhteydessä rekrytointiyritykselle.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Emme luovuta työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja säännönmukaisesti kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta jäljempänä kuvattuja tapauksia.

Palveluntarjoajat: Annamme tietyille luotettaville kolmansille osapuolille tehtäväksi suorittaa rekrytointeja ja testauspalveluita Vertex Systems Oy:lle. Jaamme henkilötietojasi näille kolmansille osapuolille, mutta vain siinä määrin kuin on tarpeen näiden toimintojen suorittamiseksi ja palveluiden toimittamiseksi sekä sellaisten sitovien sopimusvelvoitteiden mukaisesti, joissa näitä kolmansia osapuolia vaaditaan ylläpitämään yksityisyydensuojaa ja tietoturvaa.

Julkiset viranomaiset, kuten lainvalvontaviranomaiset: Vertex Systems Oy tekee yhteistyötä valtion ja lainvalvontaviranomaisten tai yksityisten osapuolten kanssa lain noudattamiseksi. Saatamme luovuttaa sinua koskevia tietoja valtiolle tai lainvalvontaviranomaisille tai yksityisille osapuolille siinä määrin kuin oman harkintamme mukaan katsomme olevan tarpeen tai asianmukaista kanteisiin ja oikeudenkäynteihin (mukaan lukien haasteet) vastaamiseksi, Vertex Systems Oy:n tai kolmannen osapuolen omaisuuden ja oikeuksien suojaamiseksi, yleisön tai yksilön turvallisuuden varmistamiseksi, laittoman, epäeettisen tai kannekelpoisen toiminnan estämiseksi tai pysäyttämiseksi tai lain noudattamiseksi.

8. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.

 9. Oikeus tietojen tarkistamiseen, oikaisuun ja poistoon.
Henkilöllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, sekä oikeus pyytää rekistereistämme henkilötietonsa nähtäväksi. Henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai henkilötietojen poistamista rekistereistämme. Lisäksi on oikeus peruuttaa suostumus ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin, kuin henkilötiedot käsittely perustuu suostumukseen ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Toimintamalli:
  • Koskien henkilötietojen tarkistus-, oikaisu- ja/tai poistamispyyntöjä, ota ensin henkilökohtaisesti yhteyttä Vertex Systems Oy:n rekisterin yhteyshenkilöön.
  • Sinulle toimitetaan postitse henkilötietojen tarkastuspyyntölomake.
  • Toimita lomake tuomalla henkilökohtaisesti Vertex Systems Oy:lle ja varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
  • Sovi tapaamisaika käsittelyä varten.
  • Tapaamisessa käsitellään tarkastuspyyntöön liittyvät asiat yhdessä.
  • Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

10. Tietojen poistaminen
Henkilö- ja hakemustiedot sekä soveltuvuustestien raportit poistetaan rekrytointiprosessin päätyttyä. Erityistilanteessa voimme säilyttää hakemuksia, hakijan suostumuksella,  vuoden ajan myöhempää käyttöä varten.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilyttäminen
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä Vertex Systems Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötiedot on suojattu teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Rekisterinpitäjän ja mahdollisten tietotekniikkakumppanien (tekniset ja  organisatoriset suojaukset) tietoverkko ja laitteisto, missä rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.  Vaikka pyrimme varmistamaan henkilötietojen eheyden ja turvallisuuden, emme voi taata, että käytetyt turvatoimet estävät kolmansia osapuolia ja niin kutsuttuja hakkereita pääsemästä käsiksi henkilötietoihin laittomasti. Ilmoitamme sinulle lain vaatimalla tavalla kaikista salaamattomien, elektronisesti tallennettujen henkilötietojen suojaukseen, salassapitoon tai eheyteen liittyvistä rikkomuksista tarkoituksenmukaiseen aikaan ja ilman kohtuutonta viivettä tavalla, joka vastaa lain täytäntöönpanon tarpeita tai rikkomuksen laajuuden määrittämistä ja tietojärjestelmän kohtuullisen eheyden palauttamista.

12. Lasten yksityisyydensuoja
Vertex Systems Oy ei kerää henkilötietoja alle 16-vuotiailta lapsilta. 16-vuotiaiden lasten tietoja kerätään vain lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.