Vertex Systems Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 17.5.2018

1. Rekisterin pitäjä
Vertex Systems Oy (Y-tunnus 0289214-5) Vaajakatu 9, 33720 Tampere puh. 03-313411

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kai Ojalammi,  kai.ojalammi (at) vertex.fi

3. Rekisterin nimi
Vertex Systems Oy:n asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisteriä käytetään asiakasyhteydenpitoon, asiakassuhteen hoitamiseen ja viestintään.

5. Rekisterin tietosisältö
Tietosisältö kattaa asiakkaalta itseltään saadut tiedot:

  • Yrityksen nimi
  • Yhteystiedot
  • Y-tunnus
  • Yhteyshenkilöt (kaupallinen, tekninen ja laskutus)
  • Yhteyshenkilöiden: nimi, sähköposti, työpuhelin, titteli/vastuualue, kieli
  • Laskutustiedot
  • Koulutuksiin osallistumiset


Vertex ohjelmisto saattaa lähettää käyttäjätietoja Vertex Systems Oy:lle käytön aikana. Näiden tietojen tarkoituksena on ohjelmiston käyttöoikeuden varmistaminen sekä ohjelmiston laadun ja käyttökokemuksen parantaminen. Nämä tiedot sisältävät, mutta eivät rajoitu, IP-osoitteeseen tai muihin järjestelmällesi yksilöllisiin tietoihin.

Asiakas on vastuussa tietojen oikeellisuudesta ja niiden päivittämisestä tarpeen mukaan.
Jatkuva, automaattisesti keräytyvä tietosisältö käsittää historian tehdyistä tarjouksista, kaupoista, projekteista sekä niihin liittyvistä yhteydenpidosta. Kolmansilta osapuolilta hankittava tieto voi käsittää luottotietoja sekä muita vastaavia, joita kolmannet osapuolet tuottavat yleisinä yritystietopalveluina. Tarkistuksia voidaan tehdä myös yleisistä julkishallinnon lähteistä.


6.  Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisterin tiedot saadaan asiakassuhteen kautta.

7. Tietojen luovutus
Emme luovuta asiakkaisiimme liittyviä henkilötietoja kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta jäljempänä kuvattuja tapauksia.

Palveluntarjoajat:  Annamme tietyille luotettaville kolmansille osapuolille tehtäväksi suorittaa toimintoja ja palveluita Vertex Systems Oy:lle. Jaamme henkilötietojasi näille kolmansille osapuolille, mutta vain siinä määrin kuin on tarpeen näiden toimintojen suorittamiseksi ja palveluiden toimittamiseksi sekä sellaisten sitovien sopimusvelvoitteiden mukaisesti, joissa näitä kolmansia osapuolia vaaditaan ylläpitämään yksityisyydensuojaa ja tietoturvaa.

Julkiset viranomaiset, kuten lainvalvontaviranomaiset: Vertex Systems Oy tekee yhteistyötä valtion ja lainvalvontaviranomaisten tai yksityisten osapuolten kanssa lain noudattamiseksi. Saatamme luovuttaa sinua koskevia tietoja valtiolle tai lainvalvontaviranomaisille tai yksityisille osapuolille siinä määrin kuin oman harkintamme mukaan katsomme olevan tarpeen tai asianmukaista kanteisiin ja oikeudenkäynteihin (mukaan lukien haasteet) vastaamiseksi, Vertex Systems Oy:n tai kolmannen osapuolen omaisuuden ja oikeuksien suojaamiseksi, yleisön tai yksilön turvallisuuden varmistamiseksi, laittoman, epäeettisen tai kannekelpoisen toiminnan estämiseksi tai pysäyttämiseksi tai lain noudattamiseksi.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Nimetyillä Vertex Groupin henkilöillä on pääsy rajoitetusti kohdan 5. mukaisiin tietoihin.

Voimme käyttää henkilötietojesi käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihisi EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Huolehdimme siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.
 
Siirrämme kaikissa tilanteissa henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
 
    Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
    olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Sinulla on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä; tai
    olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle, tai henkilötietojesi siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield-järjestely.

9. Rekisterin suojaus ja henkilötietojen säilytysaika
Vertex Systems Oy suhtautuu hyvin vakavasti henkilötietojesi salassapidon turvaamiseen. Käytämme hallinnollisia, fyysisiä ja elektronisia toimenpiteitä tietojesi suojaamiseksi luvattomalta käytöltä. Keräämme tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Vaikka pyrimme varmistamaan henkilötietojen eheyden ja turvallisuuden, emme voi taata, että käytetyt turvatoimet estävät kolmansia osapuolia ja niin kutsuttuja hakkereita pääsemästä käsiksi henkilötietoihin laittomasti. Ilmoitamme sinulle lain vaatimalla tavalla kaikista salaamattomien, elektronisesti tallennettujen henkilötietojen suojaukseen, salassapitoon tai eheyteen liittyvistä rikkomuksista tarkoituksenmukaiseen aikaan ja ilman kohtuutonta viivettä tavalla, joka vastaa (i) lain täytäntöönpanon tarpeita tai (ii) rikkomuksen laajuuden määrittämistä ja tietojärjestelmän kohtuullisen eheyden palauttamista.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

10. Oikeus tietojen tarkistamiseen, oikaisuun ja poistoon.
Henkilöllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, sekä oikeus pyytää rekistereistämme henkilötietonsa nähtäväksi. Henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai henkilötietojen poistamista rekistereistämme. Lisäksi on oikeus peruuttaa suostumus ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin, kuin henkilötiedot käsittely perustuu suostumukseen ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Toimintamalli:

  • Koskien henkilötietojen tarkistus-, oikaisu- ja/tai poistamispyyntöjä, ota ensin henkilökohtaisesti yhteyttä Vertex Systems Oy:n rekisterin yhteyshenkilöön.
  • Sinulle toimitetaan postitse henkilötietojen tarkastuspyyntölomake.
  • Toimita lomake tuomalla henkilökohtaisesti Vertex Systems Oy:lle ja varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
  • Sovi tapaamisaika käsittelyä varten.
  • Tapaamisessa käsitellään tarkastuspyyntöön liittyvät asiat yhdessä.
  • Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.